Subventions à l’action, bénéficiaires, appels à propositions, consortium de projets, sous-traitants, coordinateurs... Horizon Europe regorge de termes-clés cruciaux, chacun revêtant une signification spécifique et importante. Dans cette section, nous clarifions le sens de nombreuses expressions essentielles et expliquons comment elles doivent être abordées.
Qu’est-ce qu’une subvention à l’action?
Les subventions à l’action sont des subventions accordées à des projets dont les activités contribuent à la réalisation des objectifs politiques de l’Union européenne. Ils sont généralement financés sur la base des coûts réels supportés par les bénéficiaires.
Les subventions à l’action sont généralement accordées dans le cadre d’appels à propositions ouverts, mais elle peuvent parfois aussi être attribuées directement, sans appel. Il peut s’agir d’actions multi-bénéficiaires ou mono-bénéficiaires.
Qu’est-ce qu’un appel à propositions?
Les appels à propositions définissent les domaines thématiques pour lesquels un financement est disponible et fournissent tous les critères à respecter lors de la demande de fonds. Ils comprennent également des informations sur le montant total du budget disponible et sur la date limite de soumission des propositions.
Où puis-je trouver des appels à propositions?
Les appels à propositions européens sont tous disponibles sur le «Funding & Tenders Portal»
Le Funding & Tenders Portal constitue le point central d’accès pour les participants et les experts des programmes de financement et des appels d’offres gérés par la Commission européenne et d’autres organes de l’UE. Le portail assure la gestion électronique des programmes et des appels d’offres de l’UE, facilitant ainsi les interactions connexes avec les institutions de l’UE.
Comment puis-je postuler à un appel à propositions?
SLa soumission d’une proposition dans le cadre d’un appel d’offres est effectuée à travers le le «Funding & Tenders Portal». Vous devrez créer un compte utilisateur, obtenir un numéro PIC (Participant Identification Code) pour votre organisation et soumettre votre proposition en fonction du modèle fourni.
Comment puis-je obtenir un numéro PIC (Participant Identification Code) pour mon organisation?
Le numéro PIC est un numéro à 9 chiffres qui sert d’identificateur unique pour les entités juridiques participant aux programmes de financement européens. Le PIC est nécessaire pour la participation à toute subvention de l’UE telle que Horizon Europe ou l’ Institut européen d’innovation et de technologie (EIT).
La validation de votre numéro PIC n’est nécessaire que lorsque votre proposition ou votre offre est évaluée avec succès. Le numéro PIC n’a pas de date d’expiration. C’est l’équipe du service de validation de la Commission européenne qi est en charge de la validation des numéros PIC d’entités.
Pour obtenir un numéro PIC, vous devez d’abord vous inscrire sur le portail «Funding & Tenders Portal» de la Commission européenne et créer un identifiant UE. Sélectionnez «My organisation» et choisissez «Continue registration». Veuillez fournir les informations d’identification requises. Pour éviter les doublons, une liste des organisations déjà enregistrées apparaîtra lorsque vous fournirez le nom légal de votre entité. Si votre entité n'est pas déjà enregistrée, veuillez poursuivre le processus d'inscription et soumettre vos informations.
Qu’est-ce qu’un LEAR (Legal Entity Appointed Representative)?
Un LEAR est une personne nommée par le représentant légal (CEO, Recteur, Directeur général ou similaire) d’une organisation pour gérer ses informations juridiques et financières (par exemple changer d’adresse), gérer les droits d’accès des personnes au sein de l’organisation au niveau administratif (et non au niveau du projet) et nommer des représentants de l’organisation pour signer électroniquement des conventions de subvention ou des états financiers via le portail «Funding & Tenders Portal».
Quels sont les taux de financement appliqués dans le cadre d’Horizon Europe?
Le taux de financement correspond à la part des coûts des projets approuvés qui est couverte par les fonds européens. Pour simplifier la gestion des projets Horizon Europe, un seul taux de financement est appliqué à tous les participants, à l’exception des organisations à but non lucratif participant à des actions d’innovation.
Les taux de financement sont les suivants:
Coûts indirects: un taux forfaitaire de 25% pour tous les types d’actions et de bénéficiaires.
Qu’est-ce qu’un consortium?
Un consortium est une association de plusieurs entités juridiques dans le but de réaliser un projet suite à un appel à propositions. Il se compose de plusieurs bénéficiaires (également appelés partenaires) et est dirigé par une entité de coordination (le coordinateur). Le consortium peut également inclure des entités affiliées, des partenaires associés et des sous-traitants.
Les bénéficiaires, les entités affiliées, les partenaires associés et les sous-traitants ont des droits et obligations différents en vertu de la convention de subvention.
Pour gérer efficacement les différentes obligations, droits et obligations d’un consortium qui gère un projet Horizon Europe, il est nécessaire que les membres du consortium signent un accord de consortium. Le modèle d’accord de consortium le plus couramment utilisé est le DESCA.
Quels sont les bénéficiaires?
Les bénéficiaires sont les entités juridiques impliquées dans un projet couvert par une convention de subvention. En tant que signataires de la convention de subvention, ils assument pleinement la responsabilité vis-à-vis de l’autorité octroyant pour de la mise en œuvre du projet et du respect de toutes les obligations énoncées dans la convention de subvention.
Les bénéficiaires facturent des contributions forfaitaires à l’action. Ils doivent disposer des ressources appropriées pour mettre en œuvre l’action.
S’ils s’appuient sur des entités affiliées ou d’autres participants pour remplir leurs obligations envers le projet, ils demeurent seuls responsables devant l'autorité octroyant et les autres bénéficiaires. Les bénéficiaires sont responsables de veiller à ce que les obligations contractuelles des autres participants (entités affiliées, partenaires associés et sous-traitants) découlant de la convention de subvention soient également respectées par les entités affiliées.
Quelles sont les entités affiliées?
Une entité affiliée est une entité qui a un lien — notamment juridique ou de capital — avec un bénéficiaire, qui n’est ni limité au projet Horizon Europe concerné ni établi aux seules fins de sa mise en œuvre.
Les entités affiliées facturent des contributions forfaitaires à l’action dans les mêmes conditions que les bénéficiaires et doivent exécuter les tâches d’action qui leur sont attribuées dans la partie B (annexe technique) de la proposition et seront prises en compte pour le calcul de la subvention.
Quels sont les partenaires associés?
Les partenaires associés peuvent contribuer de manière significative à la réalisation d'une partie importante d'un projet en collaboration avec les membres du consortium. Cependant, ils ne sont pas signataires de la convention de subvention avec la Commission européenne et ne reçoivent pas de financement direct pour le remboursement de leurs coûts.
Les partenaires associés sont souvent, mais pas exclusivement, basés dans des pays tiers, c'est-à-dire des États non-membres de l'UE qui participent au programme Horizon Europe. Leur budget pour le projet devrait être inclus dans la catégorie «Contribution financière» de la proposition.
Que sont les sous-traitants?
Les sous-traitants sont des prestataires de services appelés par un bénéficiaire pour réaliser une tâche d’action spécifique, pour laquelle ils émettront une facture selon les tarifs réguliers du marché. Les contrats de sous-traitance doivent toujours être attribués en fonction du meilleur rapport qualité-prix et/ou des critères de prix les plus bas.
Les sous-traitants ne signent pas la convention de subvention avec la Commission européenne et le bénéficiaire qui a attribué le contrat de sous-traitance est responsable des travaux du sous-traitant, y compris de sa qualité et de son achèvement en temps utile. Les tâches essentielles du coordinateur ne peuvent pas être sous-traitées et il n’est pas permis de sous-traiter à d’autres bénéficiaires.
Le coût de la sous-traitance n’est pas pris en compte lors du calcul des coûts indirects.
Quel est le rôle du coordinateur?
Le coordinateur est le bénéficiaire d’une subvention Horizon Europe qui agit en tant que point de contact central et représentant du consortium auprès de l’autorité chargée de l’octroi. Pour les subventions mono-bénéficiaires, le seul et unique bénéficiaire assume évidemment également le rôle de coordinateur.
Le coordinateur d’une subvention d’action a plusieurs obligations:
Le coordinateur ne peut déléguer ou sous-traiter aucune de ces obligations. Cependant, certaines exceptions s’appliquent aux organismes publics.
Quels rôles un partenaire joue-t-il?
Les partenaires du consortium — qui ne sont pas coordinateurs — peuvent remplir les rôles des chefs de groupe de travail, des responsables de tâches ou des supporteurs de tâches.
Un chef de groupe de travail est responsable de l’un des modules de travail dans lesquels le projet est structuré. Un responsable de tâches est responsable d’une tâche dans un ensemble de travail donné. Les supporteurs de tâches participent avec une responsabilité limitée à un ou plusieurs modules de travail des projets et/ou soutiennent une ou plusieurs tâches sur un pied d’égalité avec les autres partenaires.
Mon entreprise est-elle une petite et moyenne entreprise (PME)?
Vous pouvez déterminer si votre organisation est qualifiée de petite et moyenne entreprise grâce à l’outil «SME self-assessment tool»
Quel sont les comités du programme Horizon Europe?
La Commission européenne fait appel à des comités pour mettre en œuvre la législation européenne. Ces comités sont composés de représentants des États membres et des pays associés. Luxinnovation représente le Luxembourg au sein de différents comités d’élaboration des politiques européennes en matière de R&D et Innovation.
En ce qui concerne Horizon Europe, le principal sujet de discussion sont les «programmes de travail». Ces documents définissent les priorités de recherche pour chaque domaine qui se traduisent ensuite en appels. Les membres des comités peuvent informer la Commission européenne des priorités nationales en matière de recherche. Ils ont également l’occasion importante d’établir des contacts bilatéraux et d’attirer l’attention sur le positionnement du Luxembourg.
Quels types de coûts peuvent être remboursés avec ma subvention Horizon Europe? Comment puis-je rendre compte du travail de l’équipe de projet? Dans cette section, nous examinons ces sujets-clés.
Quels sont les coûts éligibles?
Les coûts éligibles dans Horizon Europe sont les suivants:
Les coûts de personnel comprennent les travaux sur le projet réalisés par:
Les coûts d’achat comprennent:
Les coûts de location ou de leasing d’équipements, d’infrastructures ou d’autres assets sont également admissibles s’ils ne dépassent pas les coûts d’amortissement des équipements, d’infrastructures ou d’assets similaires et n’incluent pas de frais de financement.
Les coûts des autres biens et services comprennent:
Quels coûts sont inéligibles?
Comment les coûts de personnel sont-ils calculés et déclarés?
Les coûts de personnel sont calculés selon une approche tarifaire quotidienne, basée sur le modèle d’entreprise. Ils doivent être calculés selon la méthode suivante:
Coût du personnel = {taux journalier} X {nombre d’équivalents journaliers travaillés sur l’action} (arrondi vers le haut ou vers le bas jusqu’à la demi-journée la plus proche)
Les coûts de personnel sont exprimés par personne pour chaque période de référence.
Tarif journalier: la formule générale pour le calcul du taux journalier est par année civile (de janvier à décembre): {Coûts de personnel annuels réels pour la personne} divisés par {215 jours} (215 jours correspondent à une position de 100% au cours d’une année civile complète. Cette donnée est fixe).
À l’exception des mois allant de la fin de la dernière année civile à la fin de la période de référence. Pour ces mois, vous devez calculer un taux journalier partiel séparé comme suit:
{frais de personnel réels de la personne encourus au cours de ces mois} divisés par {215/12 (mois) x nombre de mois de janvier à la fin de la période de référence}
Déclaration des coûts de personnel: tenir un registre du temps passé à l’action au moyen de feuilles de présences ou d’une déclaration mensuelle sur les jours passés pour l’action.
Coûts admissibles pour les employés
Les coûts éligibles couverts par les coûts pour les salariés sont composés des éléments suivants:
Autres coûts et paiements liés à la rémunération s’ils sont justifiés et enregistrés en tant que frais de personnel conformément aux pratiques habituelles du bénéficiaire en matière de rémunération
